Υπάρχουν πολλά πλεονεκτήματα για να ζεις στη σημερινή ψηφιακή εποχή. Ένα από αυτά είναι η εξωτερική ανάθεση υπηρεσιών. Είτε χρειάζεται να αναθέσετε σε τρίτους τις εργασίες ΙΤ είτε να προσλάβετε ένα εικονικό βοηθό (Virtual Assistant), οι υπηρεσίες για επιχειρήσεις βρίσκονται πιο κοντά παρά ποτέ με ένα κλικ του ποντικιού σας. 

Αυτή η πραγματικότητα ισχύει και για τους εκτυπωτές - και είναι γνωστό στην αγορά σαν «managed print services». 

Τι είναι ακριβώς όμως τα Managed Print Services;

Εν συντομία, η κάθε επιχείρηση, μικρή η μεγάλη μπορεί να αναθέσει σε εξωτερικές εταιρείες τη φροντίδα των εκτυπωτών της. Αυτό έχει αποτέλεσμα να μπορούν οι εργαζόμενοι να στοχεύουν περισσότερο στην επιτυχία τους παρά σε προβλήματα των εκτυπωτών, όπως την αλλαγή του τόνερ και άλλα. Σαν μια επιπρόσθετη ωφέλεια των managed print services, όλα τα κόστη των εκτυπωτών “συγχωνεύονται”.

Το να έχετε έναν τρίτο να επιβλέπει τους εκτυπωτές της εταιρίας σας έχει επιπρόσθετα πλεονεκτήματα, πέραν του ότι σας προσθέτει περισσότερο ελεύθερο χρόνο (και μειώνει τους πονοκεφάλους) – ειδικότερα όταν δείτε τις κάτωθι στατιστικές:

  • Κατά μέσο όρο,  η επισκευή ενός εκτυπωτή είναι τρεις φορές πιο ακριβή από το να αγοράσετε καινούργιο.
  • Το κόστος του εκτυπωτή σε ετήσια βάση είναι λίγο πιο κάτω από το κόστος του ενοικίου, της μισθοδοσίας και των αναλωσίμων ειδών γραφείου 
  • Τα δύο τρίτα των εταιρειών παγκοσμίως δεν μετρούν τα εκτυπωτικά τους έξοδα
  • Το τρία τοις εκατό των κερδών μιας εταιρίας καταναλώνεται σε χαρτί (σε αναλογία 10,00 σελίδες ανά υπάλληλο)  

Τα παραπάνω δεν λαμβάνουν υπόψη την επίπτωση στο περιβάλλον και της κακοδιαχείρισης των εκτυπωτών.  

Τα managed print services βελτιώνουν σημαντικά αυτές τις στρατηγικές. Μάλιστα, η έρευνα δείχνει ότι η αποτελεσματική διαχείριση των εκτυπωτών μπορεί να μειώσει τα κόστη κατά 20-30 τοις εκατό, και να βελτιώσει τόσο την ασφάλεια των εγγράφων όσο και το «πράσινο αποτύπωμα» (green footprint) της επιχείρησης.

Ας δούμε λοιπόν όλα όσα αφορούν τα managed print services και πως μπορούν να μεταμορφώσουν την κουλτούρα και το εργασιακό περιβάλλον του γραφείου σας.

Πως ορίζουμε τα managed print services;

Τα managed print services (η MPS) είναι η παροχή και επίβλεψη των εκτυπώσεων μιας επιχείρησης από τρίτους. 

Οι υπηρεσίες MPS πάνε πιο πέρα από την απλή παροχή εκτυπωτών, ώστε να περιλαμβάνουν μηχανήματα fax, σαρωτές και φωτοτυπικά. Ανάλογα με τη συμφωνία, το μηνιαίο μίσθωμα της υπηρεσίας μπορεί να είναι υπό μορφή συνδρομής ή ανά σελίδα.

Ορισμένες συμφωνίες περιλαμβάνουν μια μηνιαία συντήρηση ή διαχείρηση που περιλαμβάνει όλα τα αναλώσιμα και υλικά που μπορεί να χρειαστεί για την συντήρησή του. 

Αξίζει να σημειωθεί, ότι τα managed print services δεν είναι μόδα της εποχής αλλά μέρος της καθημερινότητας των επιχειρήσεων και τμήμα της μελλοντικής τους ανάπτυξης. Οι στατιστικές αποκαλύπτουν ότι ο τομέας των managed print services αναπτύσσεται και θα είναι, σε παγκόσμιο επίπεδο, μια βιομηχανία της τάξεων των $58 δις μέχρι το 2025. 

Τι περιλαμβανουν τα managed print services;

Ένας αξιόπιστος προμηθευτής MPS θα πρέπει να ξεκινήσει με το να κάνει μια ανάλυση των εκτυπωτικών σας αναγκών. Αυτή η ανάλυση θα παρέχει τόσο στην επιχείρηση όσο και τον προμηθευτή την απαραίτητη γνώση του τι εκτυπωτές χρειάζονται και τι απόθεμα χρειάζεται να υπάρχει σε στοκ, το οποίο να ελέγχει το κόστος και να προάγει την παραγωγικότητα. 

Στην περίπτωση της Cartridge World, η ανάλυση δεν κοστίζει, παρέχεται δωρεάν, και ρίχνει και μια γρήγορη ματιά στις διαδικασίες της επιχείρησης. 

Μόλις η επιχείρηση δει τα πλεονεκτήματα και προχωρήσει στην αγορά ή εκμίσθωση του μηχανήματος (είτε είναι εκτυπωτής, φαξ, πολυμηχάνημα, φωτοτυπικό ή άλλο) ο προμηθευτής MPS θα είναι υπεύθυνος να ελέγχει το εκτυπωτικό σας περιβάλλον, συμπεριλαμβανομένου και το απόθεμα σε αναλώσιμα καθώς και την υγεία του εκτυπωτή. 

Κάτωθι αναλύονται ορισμένες λύσεις που ο προμηθευτής MPS μπορεί να σας προσφέρει:

  1. Συμβουλευτικές υπηρεσίες: Οι εκτυπωτικές σας ανάγκες είναι ξεχωριστές, το ίδιο και ο εκτυπωτής σας. Έτσι, δεν υπάρχει η έννοια του ότι ένας συγκεκριμένος εκτυπωτής καλύπτει όλες τις ανάγκες όλων των επιχειρήσεων. Ο προμηθευτής MPS μπορεί να σας προτείνει να αγοράσετε ένα μεγάλο μονόχρωμο laser εκτυπωτή για όλες τις εκτυπωτικές εργασίες, μαζί με ένα inkjet που θα είναι συνδεδεμένος με την σχεδιαστική σας ομάδα, για παράδειγμα. Ο προμηθευτής MPS μπορεί επίσης να σας βοηθήσει να διαμορφώσετε μια πολιτική εκτυπώσεων ή να σας συμβουλεύσει πότε είναι η στιγμή για να αλλάξετε τους μη αποδοτικούς εκτυπωτές σας - αυτούς που καταναλώνουν πολύ ρεύμα, πολύ μελάνι ή απλώς δεν είναι στα standards της σύγχρονης εποχής. Πόσες φορές επισκεφτήκαμε γραφείο που είχαν εκτυπωτή 10ετίας...  Αν είχατε ποτέ πρόβλημα με ασύρματες εκτυπώσεις ή εκτυπώσεις μέσω κινητού ο προμηθευτής MPS σας βοηθά και με αυτό.
  2. “Αυτόματη” παράδοση αναλωσίμων: Το να ξεμείνετε από αναλώσιμα, ή να έχετε περισσότερα απ’ όσα χρειάζεστε όσον αφορά τα τόνερ σας είναι παράγοντας στρες για τους υπεύθυνους αγορών ή για τους υπεύθυνους ΙΤ. Το να έχετε απόθεμα που να παρακολουθείται και να ανανεώνεται χωρίς να κάνετε τίποτα είναι απλώς τέλειο, τόσο για την παρακολούθηση των εξόδων όσο και για την ηρεμία σας. Όμως, πως γίνεται αποτελεσματικά; Δείτε παρακάτω!
  3. Παρακολούθηση Εκτυπωτή: Εδώ είναι η ουσία της ψηφιακής εποχής. Αυτή η υπηρεσία/λύση επιτρέπει στον προμηθευτή MPS να ελέγχει από απόσταση τους εκτυπωτές σας. Τα επίπεδα των μελανιών, η χρήση του χαρτιού, η κατάσταση του εκτυπωτή είναι διαθέσιμα σε πραγματικό χρόνο ή σε αναφορές επιτρέποντας την πρόβλεψη του στοκ και χρήσης. Για παράδειγμα, φανταστείτε έναν τεχνικό εκτυπωτών να φτάνει στο γραφείο σας ΠΡΙΝ ο εκτυπωτής χρειαστεί συντήρηση; Ή να μην ξαναχρειαστείτε να ασχοληθείτε με προμήθεια μελανιών; Αυτά είναι μόνο λίγα παραδείγματα από την επίβλεψη των εκτυπωτών σας από ένα προμηθευτή MPS.  
  4. Συντήρηση Εκτυπωτών: Παρόλο που το αναφέραμε πιο πριν, είναι απαραίτητο να το επαναλάβουμε. Η διακοπή ενός εκτυπωτή ή ενός δικτύου εκτυπωτών σε ένα γραφείο είναι το ελάχιστον απογοητευτικό και σχεδόν καταστρεπτικό για την παραγωγικότητα. Αντί λοιπόν να φαντασιώνεστε ότι κλωτσάτε τον εκτυπωτή μήπως και πάρει μπρος, καλέστε έναν προμηθευτή MPS ο οποίος μπορεί να προσφέρει εντός της ημέρας τεχνική υποστήριξη ή αντικατάσταση του υπάρχοντος εκτυπωτή. 
  5. Βιωσιμότητα: O καλύτερος έλεγχος των εκτυπώσεων και των προϊόντων εκτυπωτών σημαίνει λιγότερες απώλειες. Ορισμένοι προμηθευτές MPS μπορούν να συμβουλεύσουν για εκτυπώσεις που είναι  φιλικές προς το περιβάλλον ή προσφέρουν προγράμματα ανακύκλωσης. Για παράδειγμα το Cartridge World παρέχει προγράμματα ανακύκλωσης σε όλη την Ελλάδα.  

Περισσότερο από ένας προμηθευτής

Ένας καλός και αξιόπιστος προμηθευτής MPS είναι πολύ παραπάνω από αυτό. Είναι μέρος της ομάδας σας. Είναι διαθέσιμοι όταν τους χρειάζεστε. Προσφέρουν προσωποποιημένα προγράμματα και λύσεις, καθώς και φιλική εξυπηρέτηση η οποία αποδεσμεύει χρόνο από τα τμήματα ΙΤ και τη διοίκηση.  Ουσιαστικά, κάνουν τους εκτυπωτές “αόρατους” μέχρι να εκτυπώσετε.

Θα θέλατε να μάθετε περισσότερα για τις προτάσεις της Cartridge World σε Managed Print Services; Αν ναι δείτε περισσότερα στη σελίδα μας για τις υπηρεσίες Managed Print Services ή επικοινωνήστε με ένα εξειδικευμένο σύμβουλο στο τηλέφωνο 210 3804551 ή στείλτε email στο [email protected]